Vertrag · Version 1.0 · Stand 20.10.2026

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

VergabeMeister (app.vergabemeister.de, mcp.vergabemeister.de)

Parteien und Begriffe

Kunde (Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO): das Unternehmen, für das eine Organisation in VergabeMeister angelegt wird und das die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) von VergabeMeister akzeptiert hat.

KI Katapult (Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DSGVO): KI Katapult, Inhaber Tim Neunzig, Alpenstraße 13, 14542 Werder (Havel), E-Mail: info@vergabemeister.de, USt-IdNr. DE426067350.

Hauptvertrag: der Vertrag über die Nutzung von VergabeMeister auf Grundlage der AGB in ihrer jeweils geltenden Fassung.

Kundendaten: alle personenbezogenen Daten, die KI Katapult im Rahmen des Hauptvertrags für den Kunden verarbeitet. Dazu gehören insbesondere die in Anlage 1 beschriebenen Daten.

Nutzer: natürliche Personen, die der Kunde zur Nutzung von VergabeMeister innerhalb seiner Organisation berechtigt hat.

Netzwerkmodul: die Funktion, mit der Nutzer ihre eigene exportierte Liste beruflicher Kontakte in VergabeMeister laden und durchsuchen können (Einzelheiten in Anlage 1 Ziffer 3).

§ 1 Gegenstand und Dauer

(1) KI Katapult verarbeitet Kundendaten im Auftrag des Kunden, um die Leistungen des Hauptvertrags zu erbringen. Diese Vereinbarung regelt die datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten beider Parteien dabei. Sie ergänzt den Hauptvertrag; bei Widersprüchen in Datenschutzfragen geht diese Vereinbarung vor.

(2) Die Vereinbarung gilt, solange KI Katapult Kundendaten für den Kunden verarbeitet. Sie endet mit der vollständigen Löschung oder Rückgabe der Kundendaten nach § 9.

(3) Nutzt der Kunde VergabeMeister für eigene Auftraggeber (zum Beispiel als Vergabeberater im Plan "Berater"), kann der Kunde diese Vereinbarung auch als Auftragsverarbeiter seiner Auftraggeber schließen. KI Katapult ist dann Unterauftragsverarbeiter. Der Kunde steht dafür ein, dass seine Weisungen von den Weisungen seiner Auftraggeber gedeckt sind und dass er die dafür erforderlichen Verträge geschlossen hat.

§ 2 Art, Zweck und Umfang der Verarbeitung

Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung, die Kategorien personenbezogener Daten und die Kategorien betroffener Personen sind in Anlage 1 beschrieben. Die Verarbeitung findet ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland statt (Anlage 3).

§ 3 Weisungen

(1) KI Katapult verarbeitet Kundendaten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Das gilt auch für eine etwaige Übermittlung in ein Drittland. Ausgenommen sind Verarbeitungen, zu denen KI Katapult nach dem Recht der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verpflichtet ist; in diesem Fall teilt KI Katapult dem Kunden die rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das Recht dies nicht verbietet (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. a DSGVO).

(2) Weisungen durch Nutzung des Produkts. Der Kunde erteilt seine Weisungen in erster Linie durch die Nutzung der Funktionen von VergabeMeister: Anlegen und Entfernen von Nutzern, Hochladen und Löschen von Dokumenten und Vergabefällen, Import und Löschung von Netzwerkkontakten, Einstellungen der Organisation, Export und Löschung der Organisation. Diese Vereinbarung und der Hauptvertrag enthalten die weiteren dokumentierten Weisungen. Weisungen außerhalb des Produkts erteilt der Kunde in Textform an info@vergabemeister.de; KI Katapult bestätigt den Eingang.

(3) Standardweisungen. Der Kunde weist KI Katapult hiermit an:

a) Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch und ähnliche), die bei KI Katapult eingehen und Kundendaten betreffen, innerhalb von zwei Werktagen an den Kunden weiterzuleiten und die betroffene Person über die Weiterleitung zu informieren, ohne die Anfrage selbst inhaltlich zu beantworten.

b) Auf Anfrage einer betroffenen Person zu prüfen, ob deren LinkedIn-Profil-Link in Kundendaten des Netzwerkmoduls gespeichert ist, und das Ergebnis nur dem betroffenen Kunden zur Beantwortung der Anfrage mitzuteilen.

c) Widersprüche von Kontaktpersonen des Netzwerkmoduls, die den Kunden betreffen, wie unter a) weiterzuleiten. Erklärt die Kontaktperson gegenüber KI Katapult, dass sie in keinem Kundenkonto geführt werden möchte, leitet KI Katapult dies an alle Kunden weiter, in deren Konten der Profil-Link gespeichert ist.

d) Die in § 9 und in Anlage 1 Ziffer 5 genannten Löschfristen anzuwenden.

e) Netzwerkkontakte eines Nutzers, der aus der Organisation entfernt wird oder sein Konto löscht, sofort zu löschen.

f) Automatische Benachrichtigungen (zum Beispiel Fristen-Erinnerungen, Warnung vor dem Verfall eines Netzwerk-Imports) nur in dem Umfang zu versenden, den der Kunde oder der Nutzer in den Einstellungen aktiviert hat.

(4) Hält KI Katapult eine Weisung für datenschutzrechtlich unzulässig, teilt KI Katapult dies dem Kunden unverzüglich mit und darf die Ausführung aussetzen, bis der Kunde die Weisung bestätigt oder ändert (Art. 28 Abs. 3 Satz 3 DSGVO).

(5) Weisungsberechtigt sind auf Seiten des Kunden die als Organisations-Administratoren eingetragenen Nutzer. Weisungen einzelner Nutzer innerhalb ihres Zugriffsbereichs (zum Beispiel Löschung eigener Netzwerkkontakte) gelten als Weisungen des Kunden.

§ 4 Vertraulichkeit

(1) KI Katapult stellt sicher, dass alle Personen, die Zugang zu Kundendaten haben, zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. b DSGVO). Dies gilt für den Inhaber ebenso wie für etwaige Beschäftigte und freie Mitarbeiter.

(2) Zugriff auf Kundendaten im Produktivsystem erfolgt nur, soweit es für Betrieb, Fehlerbehebung, Sicherheit oder Support erforderlich ist. Manuelle Datenbankzugriffe erfolgen ausschließlich über ein Zugangswerkzeug, das vor jedem Zugriff Anlass, Umfang und gegebenenfalls die Freigabe des Kunden abfragt und den Zugriff mit Zeitpunkt und den ausgeführten Datenbankbefehlen automatisch protokolliert. Manuelle Datenbankzugriffe auf Netzwerkkontakte erfolgen nur nach vorheriger Freigabe durch den Kunden in Textform im Rahmen eines Supportfalls oder zur Ausführung der Standardweisungen nach § 3 Abs. 3 lit. b und c (oder im Vier-Augen-Prinzip, sofern bei KI Katapult mehrere Administratoren bestellt sind).

(3) KI Katapult verwendet Kundendaten nicht für eigene Zwecke, insbesondere nicht für Statistiken auf Personenebene, kundenübergreifende Indizes oder das Training von KI-Modellen.

§ 5 Sicherheit der Verarbeitung

(1) KI Katapult trifft die in Anlage 2 beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO und hält sie für die Dauer der Vereinbarung aufrecht.

(2) KI Katapult darf die Maßnahmen weiterentwickeln, solange das Schutzniveau insgesamt nicht sinkt. Wesentliche Änderungen werden in der jeweils aktuellen Fassung der Anlage 2 dokumentiert, die unter der in der Kopfzeile genannten Adresse abrufbar ist.

§ 6 Unterauftragsverarbeiter

(1) Der Kunde genehmigt allgemein, dass KI Katapult die in Anlage 3 genannten Unterauftragsverarbeiter einsetzt (Art. 28 Abs. 2 Satz 1 DSGVO).

(2) KI Katapult informiert den Kunden mindestens 30 Tage vor dem Einsatz eines neuen oder dem Austausch eines bestehenden Unterauftragsverarbeiters per E-Mail an die Organisations-Administratoren und durch Aktualisierung der Anlage 3. Der Kunde kann der Änderung innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Information aus wichtigem datenschutzrechtlichen Grund in Textform widersprechen. Einigen sich die Parteien nicht, kann der Kunde den Hauptvertrag zum Zeitpunkt des geplanten Einsatzes außerordentlich kündigen; bereits im Voraus gezahlte Entgelte werden anteilig erstattet.

(3) KI Katapult legt jedem Unterauftragsverarbeiter durch Vertrag dieselben Datenschutzpflichten auf, die in dieser Vereinbarung festgelegt sind, insbesondere hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 28 Abs. 4 DSGVO). Kommt ein Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten nicht nach, haftet KI Katapult dem Kunden gegenüber für dessen Pflichterfüllung.

(4) Nicht als Unterauftragsverarbeitung gelten Leistungen Dritter, die KI Katapult nur als Nebenleistung in Anspruch nimmt und bei denen ein Zugriff auf Kundendaten nicht beabsichtigt ist (zum Beispiel Telekommunikationsdienste, Wartung ohne Datenzugriff), sowie Dienste, die als eigene Verantwortliche handeln (zum Beispiel der Zahlungsdienstleister Stripe für Zahlungsdaten).

(5) Der vom Kunden angebundene KI-Dienst ist kein Unterauftragsverarbeiter von KI Katapult. Einzelheiten regelt § 12.

§ 7 Unterstützung bei den Rechten betroffener Personen

(1) KI Katapult unterstützt den Kunden mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei, Anfragen betroffener Personen nach Art. 12 bis 22 DSGVO zu beantworten (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. e DSGVO). Dazu stellt VergabeMeister insbesondere bereit:

a) Export der Daten der Organisation und einzelner Nutzer in einem gängigen maschinenlesbaren Format, b) für Organisations-Administratoren eine Namenssuche über alle Netzwerk-Importe der Organisation mit Export des Einzeldatensatzes (Auskunft nach Art. 15 DSGVO einschließlich Quelle), c) Löschung einzelner Netzwerkkontakte mit Eintrag in die organisationsbezogene Sperrliste, damit ein erneuter Import den Kontakt nicht wiederherstellt (Löschung und Widerspruch nach Art. 17 und 21 DSGVO), d) Löschung von Nutzern, Dokumenten, Vergabefällen und der gesamten Organisation.

(2) Soweit diese Funktionen nicht ausreichen, unterstützt KI Katapult den Kunden auf Anfrage in Textform. Für Unterstützung, die über die Produktfunktionen hinausgeht und die der Kunde zu vertreten hat, kann KI Katapult einen angemessenen Aufwand von 150 Euro netto je Stunde berechnen.

(3) Anfragen betroffener Personen, die direkt bei KI Katapult eingehen, behandelt KI Katapult nach § 3 Abs. 3 lit. a bis c.

§ 8 Unterstützung bei Sicherheit, Meldepflichten und Datenschutz-Folgenabschätzung

(1) Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten. Stellt KI Katapult eine Verletzung des Schutzes von Kundendaten fest (Art. 4 Nr. 12 DSGVO), informiert KI Katapult den Kunden unverzüglich, in der Regel innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis, per E-Mail an die Organisations-Administratoren. Die Information enthält, soweit bereits bekannt, die in Art. 33 Abs. 3 DSGVO genannten Angaben; fehlende Angaben werden nachgereicht. KI Katapult dokumentiert den Vorfall, ergreift Maßnahmen zur Eindämmung und unterstützt den Kunden bei dessen Meldung an die Aufsichtsbehörde (Art. 33 Abs. 1 DSGVO) und bei der Benachrichtigung betroffener Personen (Art. 34 DSGVO). Die Meldung an die Aufsichtsbehörde ist Sache des Kunden.

(2) Datenschutz-Folgenabschätzung. KI Katapult unterstützt den Kunden bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO) und einer etwaigen vorherigen Konsultation (Art. 36 DSGVO), indem KI Katapult die benötigten Informationen über die Verarbeitung und die Sicherheitsmaßnahmen bereitstellt. Für Funktionen, deren Einsatz nach der Liste der deutschen Aufsichtsbehörden regelmäßig eine Folgenabschätzung erfordert, stellt KI Katapult eine Muster-Folgenabschätzung auf Plattformebene bereit, die der Kunde um seine Besonderheiten ergänzt.

(3) Dokumentation. KI Katapult stellt dem Kunden eine Schwellwertprüfung zur Datenschutz-Folgenabschätzung, eine Vorlage für die Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und einen Mustereintrag für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 Abs. 1 DSGVO) zum Netzwerkmodul im Administrationsbereich zur Verfügung.

§ 9 Löschung und Rückgabe

(1) Der Kunde kann seine Kundendaten während der Laufzeit jederzeit über die Exportfunktionen abrufen. KI Katapult empfiehlt, vor einer Kündigung einen vollständigen Export anzulegen.

(2) Nach Beendigung des Hauptvertrags oder Löschung der Organisation werden die Kundendaten für 30 Tage gesperrt aufbewahrt (Karenzzeit zur Wiederherstellung auf Wunsch des Kunden) und anschließend vollständig gelöscht. Innerhalb der Karenzzeit kann der Kunde einen Export verlangen.

(3) Backups. Kundendaten in Sicherungskopien werden durch die rollierende Sicherung spätestens sieben Monate nach der Löschung im Produktivsystem überschrieben (14 tägliche, 8 wöchentliche und 6 monatliche Sicherungen, dazu 10 tägliche Snapshots der Storage Box). Werden Daten aus einer Sicherung wiederhergestellt, löscht KI Katapult zuvor im Produktivsystem gelöschte Kundendaten erneut (Nachlöschung).

(4) Besondere Löschfristen gelten für das Netzwerkmodul (Anlage 1 Ziffer 5): Löschung einzelner Kontakte und des gesamten Bestands durch den Nutzer jederzeit; Ersetzung des Bestands bei jedem erneuten Import; automatische Löschung 18 Monate nach dem letzten Import (Warnung nach 12 Monaten); sofortige Löschung der Kontakte eines Nutzers, der aus der Organisation entfernt wird.

(5) Daten, die KI Katapult als eigener Verantwortlicher aufbewahren muss (insbesondere Rechnungs- und Buchungsunterlagen nach § 147 AO und § 14b UStG), sind nicht Gegenstand dieser Vereinbarung und werden nach den gesetzlichen Fristen gelöscht.

(6) Auf Anfrage bestätigt KI Katapult die Löschung in Textform.

§ 10 Nachweise und Kontrollen

(1) KI Katapult stellt dem Kunden alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung der Pflichten aus Art. 28 DSGVO erforderlich sind (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. h DSGVO). Dazu gehören diese Vereinbarung mit Anlagen, die aktuelle Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, Zertifikate und Berichte der Unterauftragsverarbeiter (zum Beispiel ISO-27001-Zertifikate der Rechenzentren) sowie auf Anfrage eine Selbstauskunft zu konkreten Fragen.

(2) Genügen die Nachweise nach Abs. 1 im Einzelfall nicht, kann der Kunde oder ein von ihm beauftragter, zur Verschwiegenheit verpflichteter Prüfer eine Überprüfung durchführen. Überprüfungen erfolgen nach Ankündigung mit einer Frist von 14 Tagen, höchstens einmal pro Kalenderjahr, zu üblichen Geschäftszeiten und ohne unverhältnismäßige Störung des Betriebs; aus konkretem Anlass (insbesondere nach einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten oder auf Verlangen einer Aufsichtsbehörde) auch häufiger. Vor-Ort-Prüfungen in Rechenzentren der Unterauftragsverarbeiter sind nur im Rahmen von deren Prüfregelungen möglich.

(3) Für Überprüfungen vor Ort, die der Kunde ohne konkreten Anlass verlangt, kann KI Katapult einen angemessenen Aufwand berechnen.

(4) KI Katapult informiert den Kunden unverzüglich über Prüfungen und Maßnahmen von Aufsichtsbehörden, soweit sie Kundendaten betreffen, und über Anfragen von Behörden nach Kundendaten, sofern eine Information rechtlich zulässig ist.

§ 11 Verarbeitungsort und Drittlandübermittlung

(1) KI Katapult verarbeitet Kundendaten ausschließlich in Deutschland (Anlage 3). Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums durch KI Katapult oder seine Unterauftragsverarbeiter findet nicht statt.

(2) Sollte eine Drittlandübermittlung künftig erforderlich werden, erfolgt sie nur nach Information des Kunden gemäß § 6 Abs. 2 und nur mit geeigneten Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO.

(3) Datenflüsse, die der Kunde selbst veranlasst, insbesondere die Anbindung eines KI-Dienstes nach § 12, sind keine Übermittlung durch KI Katapult.

§ 12 Klarstellung: Der vom Kunden angebundene KI-Dienst

(1) VergabeMeister betreibt kein eigenes KI-Modell. Der Kunde oder seine Nutzer verbinden auf Wunsch einen eigenen KI-Assistenten (zum Beispiel Claude oder ChatGPT) über die MCP-Schnittstelle mcp.vergabemeister.de mit VergabeMeister. Der KI-Assistent ruft dann im Namen des Nutzers Funktionen von VergabeMeister auf, und VergabeMeister liefert die Antworten an den KI-Assistenten.

(2) Rollenverteilung. Der Anbieter des KI-Assistenten ist Auftragsverarbeiter des Kunden oder, je nach Vertragsgestaltung des Kunden, eigener Empfänger. Er ist nicht Unterauftragsverarbeiter von KI Katapult. KI Katapult hat weder einen Vertrag mit dem KI-Anbieter über Kundendaten noch Einfluss darauf, wie der KI-Anbieter die ihm übermittelten Daten verarbeitet, speichert oder in welches Land er sie überträgt.

(3) Pflichten des Kunden. Der Kunde stellt sicher, dass er mit seinem KI-Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen hat, dass die Nutzung seiner Daten zum Training von Modellen ausgeschlossen ist und dass eine etwaige Drittlandübermittlung durch geeignete Garantien abgesichert ist (Angemessenheitsbeschluss, insbesondere Data Privacy Framework, oder Standardvertragsklauseln mit Transfer-Folgenabschätzung). Der Kunde informiert seine Nutzer und, soweit erforderlich, die betroffenen Personen über diesen Datenfluss. KI Katapult stellt Hinweise zu geeigneten Einstellungen in der Produktdokumentation bereit; sie ersetzen nicht die Prüfung durch den Kunden.

(4) Beitrag von KI Katapult. KI Katapult begrenzt die Daten, die über die MCP-Schnittstelle ausgegeben werden, auf das für die jeweilige Funktion Erforderliche. Für das Netzwerkmodul gilt insbesondere: Suchergebnisse enthalten Name, Unternehmen, Position und die Beziehungsangabe; der Profil-Link wird nur auf gezielte Einzelabfrage ausgegeben; es gibt keine Funktion, die den Gesamtbestand ausgibt; Abfragen sind in Anzahl und Trefferzahl begrenzt. Die Nutzung der MCP-Schnittstelle erfordert einen nutzerbezogenen, jederzeit widerrufbaren Zugriffstoken mit getrennten Berechtigungen für Lesen und Schreiben.

(5) KI Katapult protokolliert Aufrufe über die MCP-Schnittstelle nur mit Funktionsname, Zeitpunkt, Nutzer und Trefferzahl, nicht mit den Inhalten von Kundendaten.

§ 13 Haftung

(1) Für Schäden, die durch eine Verarbeitung entstehen, die gegen die DSGVO verstößt, haften die Parteien gegenüber betroffenen Personen nach Art. 82 DSGVO.

(2) Im Verhältnis der Parteien untereinander gilt die Haftungsregelung des Hauptvertrags. Für Ansprüche aus Art. 82 Abs. 5 DSGVO (Innenausgleich) haftet jede Partei entsprechend ihrem Anteil an der Verantwortung für den Schaden, wobei für die Haftung von KI Katapult gegenüber dem Kunden auch insoweit die Haftungsbeschränkungen aus § 15 der AGB gelten.

(3) Der Kunde stellt KI Katapult von Ansprüchen Dritter frei, soweit diese auf einer rechtswidrigen Weisung des Kunden oder auf einer Verletzung der Pflichten beruhen, die den Kunden als Verantwortlichen treffen (insbesondere Rechtsgrundlage, Informationspflichten, Zulässigkeit der Datenquellen), und der Kunde dies zu vertreten hat.

§ 14 Schlussbestimmungen

(1) Diese Vereinbarung wird durch Click-Accept beim Anlegen einer Organisation geschlossen. Für Organisationen, die vor Veröffentlichung dieser Fassung bestanden, erfolgt der Abschluss durch Bestätigung eines Organisations-Administrators bei der nächsten Anmeldung. KI Katapult speichert Version, Zeitpunkt und bestätigenden Nutzer.

(2) Änderungen dieser Vereinbarung teilt KI Katapult den Organisations-Administratoren mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden per E-Mail mit. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden in Textform, gilt die neue Fassung als vereinbart; hierauf weist KI Katapult in der Mitteilung hin. Widerspricht der Kunde, gilt die bisherige Fassung fort; KI Katapult kann den Hauptvertrag in diesem Fall ordentlich kündigen. Änderungen, die gesetzlich erforderlich sind oder das Schutzniveau nur erhöhen, kann KI Katapult mit kürzerer Frist bekanntgeben.

(3) Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, der Gerichtsstand des Hauptvertrags.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Vereinbarung im Übrigen wirksam. Anstelle einer unwirksamen Bestimmung gelten die gesetzlichen Vorschriften.

Anlage 1: Gegenstand der Verarbeitung

1. Gegenstand und Zweck

KI Katapult stellt dem Kunden die Software VergabeMeister als Online-Dienst bereit. VergabeMeister unterstützt Unternehmen bei der Teilnahme an öffentlichen Vergabeverfahren: Finden und Verwalten von Ausschreibungen, Ablage und Auswertung von Vergabeunterlagen, Vorbereitung von Angeboten, Fristenverwaltung, Suche nach Kooperationspartnern im eigenen beruflichen Netzwerk (Netzwerkmodul) sowie Zugriff auf diese Funktionen durch einen vom Kunden angebundenen KI-Assistenten. Zweck der Verarbeitung ist ausschließlich die Erbringung dieser Leistungen für den Kunden.

2. Art der Verarbeitung

Speichern, Ordnen, Indexieren (Volltextsuche), Abfragen, Anzeigen, Bereitstellen über Weboberfläche und MCP-Schnittstelle, Exportieren, Sichern (Backup), Löschen. KI Katapult führt keine eigene inhaltliche Auswertung durch und betreibt kein KI-Modell.

3. Kategorien personenbezogener Daten

a) Nutzerdaten der Organisation Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Rolle in der Organisation (Administrator, Mitglied), Passwort (nur als Hash), Anmeldezeitpunkte, Einstellungen, Zugriffstoken für die MCP-Schnittstelle (nur als Hash) mit Berechtigungsumfang, Zeitpunkt der letzten Nutzung.

b) Inhalte des Kunden Vergabefälle und darin enthaltene Dokumente, Notizen, Anforderungsmatrizen, Angebotsentwürfe. Diese Inhalte können personenbezogene Daten enthalten, die der Kunde einbringt, zum Beispiel Namen und Kontaktdaten von Ansprechpartnern bei Vergabestellen, Angaben zu Mitarbeitern des Kunden (Referenzen, Qualifikationen, Lebensläufe in Eignungsnachweisen) und zu Nachunternehmern. Umfang und Inhalt bestimmt der Kunde.

c) Kontaktdaten Dritter aus Netzwerkexporten (Netzwerkmodul) Nutzer können ihre eigene, über die Exportfunktion des Netzwerks LinkedIn bezogene Verbindungsliste in VergabeMeister laden. Gespeichert werden je Kontaktperson: Vorname, Nachname, Unternehmen, Position, Link zum öffentlichen Profil, Monat und Jahr der Vernetzung, sowie technisch: importierender Nutzer, Organisation, Zeitpunkt des Imports. Nicht gespeichert werden E-Mail-Adressen (die Spalte wird beim Einlesen verworfen und auch nicht als Merkmal vermerkt), Telefonnummern oder sonstige Angaben.

Zusätzlich: eine organisationsbezogene Sperrliste gelöschter oder widersprechender Kontakte in Form eines gesalzenen Hashwerts des Profil-Links.

d) Protokoll- und Nutzungsdaten, soweit sie der Kunde einsehen kann Änderungsjournal (wer hat wann welches Objekt geändert, mit Rückgängig-Funktion), Prüfprotokoll der MCP-Nutzung (Funktionsname, Zeitpunkt, Nutzer, Trefferzahl; keine Inhalte), Protokoll der Verantwortlichen-Bestätigungen und etwaiger Einwilligungen von Nutzern zum Teilen ihres Netzwerks mit Kollegen (Textversion, Zeitpunkt).

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sind nicht Gegenstand der Verarbeitung. Der Kunde ist verpflichtet, das Netzwerkmodul nicht gezielt auf solche Daten anzuwenden (zum Beispiel keine Suche nach Religions-, Gewerkschafts- oder Parteizugehörigkeit). Der Kunde entscheidet, ob er in seinen Inhalten (Buchstabe b) besondere Kategorien ablegt; er trägt dafür die Verantwortung.

4. Kategorien betroffener Personen

• Nutzer des Kunden (Beschäftigte, Geschäftsführer, Inhaber, Beauftragte).
• Kontaktpersonen aus den Netzwerkexporten der Nutzer (berufliche Kontakte, typischerweise 1.000 bis 5.000 je Nutzer).
• Personen, die in Inhalten des Kunden vorkommen: Ansprechpartner von Vergabestellen, Mitarbeiter des Kunden in Eignungsnachweisen, Ansprechpartner von Nachunternehmern und Partnern, Personen in hochgeladenen Dokumenten.
• Bei Kunden im Plan "Berater": zusätzlich Beschäftigte und Ansprechpartner der Auftraggeber des Kunden.

5. Speicher- und Löschfristen

6. Verantwortlichen-Bestätigung beim Netzwerkmodul

Vor dem ersten Import bestätigt der Nutzer für den Kunden: (a) es handelt sich um die eigene Exportdatei, die er über die von der Plattform bereitgestellte Funktion bezogen hat; (b) die Kontakte sind berufliche Kontakte, offensichtlich private Kontakte wurden in der Vorschau abgewählt; (c) der Kunde kennt seine Pflichten als Verantwortlicher (Rechtsgrundlage, Information der Kontaktpersonen) und hat die von KI Katapult bereitgestellten Vorlagen zur Kenntnis genommen. Die Bestätigung wird mit Zeitpunkt und Textversion protokolliert und ist Teil der dokumentierten Weisung.

Anlage 2: Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Stand: 20.10.2026.

1. Vertraulichkeit

Zutrittskontrolle (Rechenzentrum) Alle Systeme laufen in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Falkenstein (Sachsen); die Sicherungskopien liegen auf einer Hetzner Storage Box am selben Standort. Zutrittskontrolle, Videoüberwachung, Besucherregelung und Sicherheitspersonal liegen in der Verantwortung von Hetzner; die Rechenzentren sind nach ISO 27001 zertifiziert. KI Katapult hat keinen physischen Zugang zu den Servern.

Zugangskontrolle (Systeme)

• Server-Zugriff ausschließlich per SSH mit Schlüsseln; keine Anmeldung per Passwort (einziges Login-Konto root, nur mit Schlüssel).
• Verwaltungsoberflächen mit Zwei-Faktor-Authentifizierung: Deployment-Plattform (Coolify) und Hetzner-Konsole.
• Personalisierte Administrationszugänge; keine geteilten Konten.
• Nutzeranmeldung in VergabeMeister mit E-Mail und Passwort (Passwort nur als Hash gespeichert), Sitzungs-Cookies mit HttpOnly und Secure; eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für Nutzer wird derzeit nicht angeboten.
• MCP-Zugriff ausschließlich über nutzerbezogene OAuth-Zugriffstoken mit begrenztem Berechtigungsumfang (Scopes), getrennt für Lesen und Schreiben; Token sind jederzeit durch den Nutzer widerrufbar; Speicherung nur als Hash.
• Ratenbegrenzung je Token und je IP-Adresse.

Zugriffskontrolle (Daten)

• Rollen- und Rechtekonzept: Organisations-Administrator und Mitglied; Netzwerkkontakte sind nur für den importierenden Nutzer sichtbar; Organisations-Administratoren können sie ausschließlich zur Bearbeitung von Betroffenenanfragen durchsuchen.
• Jede Datenbankabfrage ist auf die Organisation des angemeldeten Nutzers beschränkt; für Netzwerkkontakte zusätzlich auf den importierenden Nutzer.
• Administrative Funktionen (Import, Betroffenenrechte-Werkzeuge) nur über die Weboberfläche mit Sitzung, nicht über MCP-Token.
• Zugriff von KI Katapult auf Produktivdaten nur begründet (Betrieb, Fehlerbehebung, Support auf Anfrage); manuelle Datenbankzugriffe nur über das protokollierende Zugangswerkzeug nach § 4 Abs. 2; manuelle Datenbankzugriffe auf Netzwerkkontakte nur unter den Voraussetzungen des § 4 Abs. 2.

Trennungskontrolle

• Logische Mandantentrennung: Jede Tabelle mit Kundendaten trägt die Organisations-ID; automatisierte Testsuiten prüfen bei jeder Änderung, dass kein mandantenübergreifender Zugriff möglich ist (Cross-Tenant-Tests), einschließlich des Netzwerkmoduls.
• Keine kundenübergreifenden Indizes oder Auswertungen auf Personenebene.
• Getrennte Umgebungen für Entwicklung, Test und Produktion; in Entwicklung und Test werden keine echten Kundendaten, insbesondere keine echten Netzwerkkontakte, verwendet (synthetische Daten).

Pseudonymisierung und Verschlüsselung

• Transportverschlüsselung (TLS 1.2 oder höher) für alle Verbindungen: Browser, MCP-Schnittstelle, E-Mail-Versand (SMTP mit TLS). Verbindungen zwischen den Diensten auf dem Produktivserver (Datenbank, Zwischenspeicher, Dokumentenablage) laufen über ein privates, von außen nicht erreichbares Netzwerk des Servers ohne zusätzliche Transportverschlüsselung.
• Sicherungskopien mit restic verschlüsselt (AES-256), Schlüssel getrennt von der Storage Box aufbewahrt.
• Verschlüsselung ruhender Daten: Sämtliche Sicherungskopien sind verschlüsselt (restic, AES-256; Schlüssel getrennt von der Storage Box). Der Datenträger des Produktivservers ist nicht vollverschlüsselt; der Schutz ruhender Daten auf dem Produktivsystem beruht auf der physischen Sicherung des Rechenzentrums (Hetzner, ISO 27001, Standort Deutschland), dem ausschließlich schlüsselbasierten Administrationszugang mit Zwei-Faktor-Authentifizierung für Verwaltungsoberflächen und der Mandantentrennung auf Anwendungsebene. Die Einführung einer Datenträgerverschlüsselung wird im Rahmen der Überprüfung nach Ziffer 4 bewertet, insbesondere bei Änderung des Risikos der Verarbeitung.
• Passwörter als Hash mit anerkanntem Verfahren; MCP-Token als Hash.
• Sperrliste des Netzwerkmoduls nur als gesalzener Hash (HMAC-SHA256 mit serverseitigem Geheimnis) des Profil-Links.

2. Integrität

Weitergabekontrolle

• Keine Weitergabe von Kundendaten an Dritte außer an die Unterauftragsverarbeiter der Anlage 3.
• Exportfunktionen nur für berechtigte Nutzer; Downloads über authentifizierte, verschlüsselte Verbindung.
• MCP-Ausgaben minimiert (siehe § 12 Abs. 4).
• Keine Kontaktdaten in Anwendungs-, Fehler- und Zugriffsprotokollen; ein automatisierter Test importiert Markernamen und prüft anschließend, dass sie in keinem Protokoll auftauchen.

Eingabekontrolle

• Änderungsjournal für Inhalte des Kunden mit Nutzer, Zeitpunkt, Objekt und Rückgängig-Funktion.
• Prüfprotokoll der MCP-Nutzung mit Funktionsname, Zeitpunkt, Nutzer und Trefferzahl (keine Inhalte).
• Protokoll der Verantwortlichen-Bestätigungen und Einwilligungen mit Textversion und Zeitpunkt.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Nächtliche verschlüsselte Sicherung der Datenbank und der Dokumentenablage auf eine Hetzner Storage Box; Aufbewahrung nach dokumentierter Rotationsregel (täglich, wöchentlich, monatlich; 14 tägliche, 8 wöchentliche, 6 monatliche Sicherungen, dazu 10 tägliche Snapshots der Storage Box; Höchstdauer sieben Monate); Sicherungen mit restic verschlüsselt (AES-256).
• Monatlicher Wiederherstellungstest (Restore-Drill) mit Protokoll.
• Überwachung der Dienste alle zehn Minuten (Erreichbarkeit von Anwendung und MCP-Schnittstelle, Alter der letzten Sicherung, Speicherplatz) mit Benachrichtigung per E-Mail bei Ausfall und Wiederherstellung; Zustandsprüfungen für alle Dienste.
• Ratenbegrenzung und Ressourcenlimits gegen Überlastung.
• Rechenzentrumsredundanz (Strom, Netz, Klima) durch Hetzner.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung

• Automatisierte Tests bei jeder Änderung (Mandantentrennung, Berechtigungen, Protokollhygiene, Löschlogik des Netzwerkmoduls einschließlich Ersetzung und Sperrliste).
• Sicherheitsprüfung des Netzwerkmoduls durch Prüfung jeder Änderung und automatisierte Tests (Mandantentrennung, unsichere direkte Objektreferenzen, Exportendpunkte, MCP-Autorisierung); eine unabhängige Sicherheitsprüfung (Penetrationstest) ist geplant und wird nach Abschluss mit Datum und Ergebnis hier ergänzt.
• Release-Checkliste mit Prüfung der Nutzungsbedingungen der Datenquellen (LinkedIn, künftig Google) auf Änderungen.
• Schriftliches Löschkonzept mit den Fristen der Anlage 1 Ziffer 5, Behandlung von Sicherungskopien und Nachlöschung nach Wiederherstellung.
• Incident-Runbook mit dem Szenario "Abfluss von Kontaktdaten" und Meldeweg an den Kunden (§ 8 Abs. 1).
• Jährliche Überprüfung dieser Anlage.
• Datenschutzbeauftragter: derzeit nicht benannt (unter 20 ständig mit automatisierter Verarbeitung beschäftigte Personen, § 38 Abs. 1 Satz 1 BDSG).

5. Auftragskontrolle

• Auftragsverarbeitungsverträge mit allen Unterauftragsverarbeitern der Anlage 3 geschlossen und abgelegt (Hetzner und hosting.de, jeweils am 17.10.2026).
• Weisungen des Kunden werden nur über die in § 3 genannten Wege entgegengenommen und dokumentiert.

Anlage 3: Unterauftragsverarbeiter

Kein Unterauftragsverarbeiter:

• Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland, und verbundene Unternehmen): verarbeitet Zahlungsdaten als eigener Verantwortlicher bzw. eigenständiger Zahlungsdienstleister auf Grundlage eines Vertrags zwischen Stripe und dem Kunden sowie zwischen Stripe und KI Katapult. Nicht Gegenstand dieser Vereinbarung; Einzelheiten in der Datenschutzerklärung von KI Katapult.
• KI-Dienste des Kunden (zum Beispiel Anthropic für Claude, OpenAI für ChatGPT): vom Kunden ausgewählt und beauftragt; siehe § 12.

Aktuelle Fassung dieser Anlage: https://app.vergabemeister.de/legal/avv#anlage-3. Änderungen werden nach § 6 Abs. 2 angekündigt.