Für Kunden · Version 1.0 · Stand 20.10.2026
Vorlagen für Kunden: Netzwerkmodul
Textbaustein für Ihre Datenschutzerklärung, Produkthinweise und Vorlagen für Ihre Datenschutz-Dokumentation
| Version | 1.0 |
| Stand | 20.10.2026 |
Hinweis: Diese Vorlagen sind ein Ausgangspunkt. Sie beschreiben, wie das Netzwerkmodul von VergabeMeister technisch funktioniert, und schlagen eine rechtliche Einordnung vor. Prüfen Sie sie für Ihr Unternehmen, passen Sie die markierten Stellen an und lassen Sie sie bei Bedarf von Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einem Rechtsanwalt gegenlesen. Die Verwendung der Vorlagen ersetzt diese Prüfung nicht.
Teil A: Textbaustein für Ihre Datenschutzerklärung
Fügen Sie diesen Abschnitt in die Datenschutzerklärung Ihres Unternehmens ein (Website, Intranet oder das Dokument, das Sie Betroffenen auf Anfrage aushändigen). Ersetzen Sie die Platzhalter. Verlinken Sie zusätzlich die Informationsseite von VergabeMeister.
A.1 Vollständige Fassung
Verarbeitung beruflicher Kontaktdaten zur Partnersuche bei öffentlichen Ausschreibungen
Mitarbeitende unseres Unternehmens können ihre eigene Liste beruflicher Kontakte aus dem Netzwerk LinkedIn (Vorname, Nachname, Unternehmen, Position, Link zum öffentlichen Profil, Monat der Vernetzung) in das Vergabewerkzeug VergabeMeister übertragen. Zweck ist es, für konkrete öffentliche Vergabeverfahren Unternehmen zu finden, die uns als Eignungsleiher, Nachunternehmer oder Partner einer Bietergemeinschaft unterstützen könnten. E-Mail-Adressen und sonstige Angaben werden nicht übernommen. Es erfolgt keine automatische Kontaktaufnahme; ob und wie wir Sie ansprechen, entscheidet die jeweilige Mitarbeiterin oder der jeweilige Mitarbeiter persönlich.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, geeignete Kooperationspartner für Vergabeverfahren zu identifizieren (vgl. §§ 43, 47 VgV). Die Daten stammen aus der LinkedIn-Verbindungsliste der jeweiligen Mitarbeitenden, mit denen Sie vernetzt sind (Quelle im Sinne des Art. 14 Abs. 2 lit. f DSGVO).
Empfänger: KI Katapult, Inhaber Tim Neunzig, Alpenstraße 13, 14542 Werder (Havel), als Auftragsverarbeiter; dessen Unterauftragsverarbeiter Hetzner Online GmbH, Deutschland (Hosting). Soweit Mitarbeitende einen KI-Assistenten zur Suche in ihren Kontakten nutzen, werden die Suchergebnisse (Name, Unternehmen, Position, auf Einzelabfrage der Profil-Link) an den von uns eingesetzten KI-Dienst [Anbieter, Produkt, Sitz; vom Kunden einzusetzen] übermittelt, der für uns als Auftragsverarbeiter tätig ist. [Vom Kunden wählen: "Eine Übermittlung in Drittländer findet dabei nicht statt." oder "Dabei können Daten in die USA übermittelt werden; der Anbieter ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, zusätzlich sind Standardvertragsklauseln der EU-Kommission vereinbart."]
Speicherdauer: bis zur Löschung durch die Mitarbeitenden, bei deren Ausscheiden aus unserem Unternehmen, spätestens 18 Monate nach dem letzten Import. Gelöschte Einträge und Widersprüche werden in einer Sperrliste vermerkt, damit eine erneute Übernahme ausgeschlossen ist.
Ihre Rechte: Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht, der Verarbeitung jederzeit zu widersprechen (Art. 15 bis 18, 21 DSGVO). Widersprüche richten Sie an [E-Mail-Adresse des Kunden]; wir entfernen Ihre Daten dann aus dem Werkzeug und verhindern eine erneute Übernahme, ohne dass Sie Gründe nennen müssen. Weitere Informationen zur Funktionsweise finden Sie auf der Informationsseite von VergabeMeister unter https://app.vergabemeister.de/kontaktpersonen. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).
A.2 Kurzfassung mit Verweis
Für Unternehmen, die eine knappe Datenschutzerklärung führen:
Partnersuche über berufliche Netzwerke
Zur Suche nach Kooperationspartnern für öffentliche Ausschreibungen übertragen Mitarbeitende ihre eigene LinkedIn-Verbindungsliste (Name, Unternehmen, Position, Profil-Link, Monat der Vernetzung; keine E-Mail-Adressen) in das Werkzeug VergabeMeister (Auftragsverarbeiter: KI Katapult, Alpenstraße 13, 14542 Werder (Havel)). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Partnersuche). Speicherdauer: längstens 18 Monate nach dem letzten Import. Es erfolgt keine automatische Ansprache. Sie können jederzeit widersprechen: [E-Mail-Adresse des Kunden]. Alle Einzelheiten und Ihre Rechte: https://app.vergabemeister.de/kontaktpersonen.
A.3 Anpassungshinweise für Kunden
- Einzelunternehmer und Freiberufler: Ersetzen Sie "Mitarbeitende unseres Unternehmens" durch "Ich" und passen Sie die Formulierungen an.
- Kein KI-Assistent im Einsatz: Streichen Sie den Satz zum KI-Dienst.
Teil B: Produkthinweise
Diese Hinweise erscheinen in der Produktdokumentation und an den passenden Stellen im Produkt (Einrichtung der MCP-Verbindung, Import-Ablauf, Administrationsbereich).
B.1 Einstellungen bei Ihrem KI-Anbieter
VergabeMeister betreibt kein eigenes KI-Modell. Wenn Sie einen KI-Assistenten über die MCP-Schnittstelle anbinden, erhält dieser Assistent die Antworten von VergabeMeister, im Netzwerkmodul also Namen, Unternehmen und Positionen Ihrer Kontakte. Der KI-Anbieter arbeitet dabei für Sie, nicht für KI Katapult. Deshalb müssen Sie drei Dinge selbst sicherstellen:
1. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV, englisch DPA). Nutzen Sie einen Tarif, für den der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbietet, und schließen Sie ihn ab. Nach unserem Kenntnisstand (Stand: Oktober 2026; bitte prüfen Sie vor Anbindung die tagesaktuellen Bedingungen Ihres Anbieters):
| Anbieter | Tarife mit AVV und ohne Training auf Ihren Daten (Standard) | Verbraucher-Tarife, Vorsicht |
|---|---|---|
| Anthropic (Claude) | Claude for Work (Team, Enterprise), API; AVV in den Commercial Terms enthalten | Claude Free, Pro, Max: Trainingsnutzung über Einstellung "Help improve Claude" steuerbar; Speicherdauer bei Zustimmung verlängert; kein AVV |
| OpenAI (ChatGPT) | ChatGPT Team, Enterprise, Edu, API; AVV unter openai.com/policies/data-processing-addendum | ChatGPT Free, Plus, Pro: Trainingsnutzung über "Datenkontrollen, Modell für alle verbessern" abschaltbar; kein AVV |
Faustregel: Ein Verbraucherkonto (Free, Plus, Pro, Max) ist für die Verarbeitung von Kontaktdaten Dritter ungeeignet, weil Sie keinen Auftragsverarbeitungsvertrag haben. Verwenden Sie ein Team-, Enterprise- oder API-Konto Ihres Unternehmens.
2. Trainingsausschluss. Stellen Sie sicher, dass Ihre Eingaben und die Antworten von VergabeMeister nicht zum Training von Modellen verwendet werden. In Team-, Enterprise- und API-Tarifen ist das in der Regel der Standard; prüfen Sie es dennoch in den Einstellungen und im Vertrag.
3. Drittlandübermittlung. Beide genannten Anbieter sitzen in den USA. Die Übermittlung ist zulässig, wenn der Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert ist (Liste: dataprivacyframework.gov, Status "Active" prüfen) oder Standardvertragsklauseln (SCC) mit Ihnen vereinbart hat. Empfehlung: beides, weil die Grundlage des DPF 2026 durch Entscheidungen zur Unabhängigkeit der US-Aufsichtsbehörde FTC geschwächt ist und ein Wegfall nicht ausgeschlossen werden kann. Wenn der Anbieter eine Datenhaltung in der EU anbietet (zum Beispiel EU-Datenresidenz bei OpenAI für API und Enterprise oder Claude über Cloud-Plattformen mit EU-Region), nutzen Sie sie. Dokumentieren Sie Ihre Prüfung kurz (Transfer-Folgenabschätzung, ein bis zwei Seiten genügen für diesen Datenumfang).
4. Zugriffsumfang in VergabeMeister. Vergeben Sie dem KI-Assistenten nur die Berechtigungen, die Sie brauchen. Für die Partnersuche genügt die Berechtigung "Netzwerk lesen". Jeder Nutzer kann seine Token jederzeit unter Einstellungen, Verbindungen widerrufen.
5. Informieren Sie Ihre Nutzer und Betroffenen. Nennen Sie den KI-Anbieter in Ihrer Datenschutzerklärung (Teil A) und weisen Sie Ihre Mitarbeitenden an, keine Kontaktdaten in freie Chat-Eingaben zu kopieren, die über VergabeMeister hinausgehen.
B.2 Hinweis für Unternehmen mit Betriebsrat
Das Netzwerkmodul betrifft Beschäftigte: Es verarbeitet, wer wen kennt, protokolliert die Nutzung (Prüfprotokoll mit Nutzer, Zeitpunkt, Trefferzahl). Technische Einrichtungen, die objektiv geeignet sind, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen, unterliegen der Mitbestimmung des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Es kommt auf die Eignung an, nicht auf Ihre Absicht. Beteiligen Sie Ihren Betriebsrat daher vor der Einführung, idealerweise mit einer kurzen Betriebsvereinbarung oder Regelungsabrede, die festhält: Zweck (Partnersuche), Freiwilligkeit des Imports für jeden Beschäftigten, keine Auswertung der Protokolle zur Leistungskontrolle, Regeln für das Teilen mit Kollegen.
Weitere Beteiligungsrechte: Setzen Sie einen KI-Assistenten ein, ist der Betriebsrat über die Planung zu unterrichten (§ 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG) und kann einen Sachverständigen hinzuziehen (§ 80 Abs. 3 Satz 2 BetrVG).
B.3 Datenschutzbeauftragter und KI-Kompetenz
- Datenschutzbeauftragter: Beschäftigen Sie in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten benennen (§ 38 Abs. 1 Satz 1 BDSG). Unabhängig von der Kopfzahl gilt die Pflicht, wenn Sie Verarbeitungen vornehmen, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegen (§ 38 Abs. 1 Satz 2 BDSG). Für Phase 1 des Netzwerkmoduls (Import und Suche) ist nach unserer Prüfung keine Folgenabschätzung erforderlich (Teil C.4). Mit der Partnerbewertung durch KI (Phase 2) ändert sich das; wir informieren Sie vor der Freischaltung und stellen eine Muster-Folgenabschätzung bereit.
- KI-Kompetenz (Art. 4 KI-Verordnung): Als Betreiber eines KI-Systems müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Für die Partnersuche genügt eine kurze Schulung: Ausgaben sind Vorschläge, Quellen prüfen, keine Kontaktdaten in freie Eingaben kopieren, keine Suche nach Merkmalen wie Religion, Gewerkschaft oder Gesundheit.
B.4 Verantwortlichen-Bestätigung vor dem ersten Import
Vor dem ersten Import zeigt VergabeMeister diesen Text mit drei Kontrollkästchen, die einzeln bestätigt werden müssen. Die Bestätigung wird mit Zeitpunkt, Nutzer und Textversion gespeichert.
Bevor Sie Ihre Kontaktliste hochladen
Mit dem Hochladen verarbeitet Ihr Unternehmen personenbezogene Daten Ihrer Kontakte. Dafür ist Ihr Unternehmen datenschutzrechtlich verantwortlich; KI Katapult verarbeitet die Daten in Ihrem Auftrag. Bitte bestätigen Sie:
[ ] Eigene Exportdatei. Die Datei stammt aus meinem eigenen LinkedIn-Konto und wurde über die von LinkedIn bereitgestellte Funktion "Kopie Ihrer Daten anfordern" exportiert. Sie wurde nicht durch Erweiterungen, Skripte oder aus fremden Konten gewonnen.
[ ] Berufliche Kontakte. Ich lade berufliche Kontakte hoch. Offensichtlich private Kontakte habe ich in der Vorschau abgewählt. Mir ist bekannt, dass E-Mail-Adressen nicht übernommen werden und dass ich die Daten nicht für E-Mail-Werbung oder Massenansprache nutzen darf.
[ ] Pflichten als Verantwortlicher. Mir ist bekannt, dass mein Unternehmen eine Rechtsgrundlage dokumentieren (in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und die Kontaktpersonen informieren muss (Art. 14 DSGVO). Ich habe die bereitgestellten Vorlagen (Textbaustein für die Datenschutzerklärung, Interessenabwägung, Verzeichniseintrag) zur Kenntnis genommen: [Link öffnet Teil A und C].
Weitere Informationen: [Informationen für Kontaktpersonen] · [Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung] · [Produkthinweise]
B.5 Textbaustein für die erste Ansprache
Dieser Satz wird neben jedem Suchtreffer zum Kopieren angeboten (Art. 14 Abs. 3 lit. b DSGVO):
Ich habe Sie über meine eigenen LinkedIn-Kontakte gefunden, die ich in dem Vergabe-Werkzeug VergabeMeister verwalte. Informationen zur Datenverarbeitung und zu Ihren Rechten: https://app.vergabemeister.de/kontaktpersonen
Dazu der Hinweis im Produkt:
So sprechen Sie Kontakte zulässig an: per Telefon oder persönlicher Einzelnachricht (zum Beispiel über LinkedIn). Werbung per E-Mail ist ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Empfängers unzulässig, auch gegenüber Unternehmen (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG); auch eine Kooperationsanfrage gilt rechtlich als Werbung. Verwenden Sie keine Serien-Nachrichten. Fügen Sie bei der ersten Ansprache den obigen Satz ein.
B.6 Was Sie Ihren Mitarbeitenden sagen sollten
Ein kurzer Hinweis im Intranet oder per E-Mail genügt (Vorlage):
Wir nutzen das Netzwerkmodul von VergabeMeister. Wer möchte, kann seine eigene LinkedIn-Verbindungsliste hochladen, um Partner für Ausschreibungen zu finden. Das ist freiwillig; niemand muss das tun, und wer es nicht tut, hat keine Nachteile. Die Liste bleibt standardmäßig nur für euch selbst sichtbar. Beim Ausscheiden aus dem Unternehmen wird sie sofort gelöscht. Die Nutzung wird aus Sicherheitsgründen protokolliert (wer hat wann gesucht, wie viele Treffer), nicht zur Leistungskontrolle. Fragen an [Ansprechpartner].
Teil C: Vorlagen für Ihre Datenschutz-Dokumentation
Diese Dokumente gehören in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) und müssen auf Anfrage der Aufsichtsbehörde vorgelegt werden können. Füllen Sie die Platzhalter, datieren und unterschreiben Sie (elektronisch genügt). Wiedervorlage: bei jeder Erweiterung des Moduls, mindestens jährlich.
C.1 Eintrag für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 Abs. 1 DSGVO)
| Feld | Eintrag |
|---|---|
| Bezeichnung der Verarbeitung | Partnersuche für Vergabeverfahren im eigenen beruflichen Netzwerk (Netzwerkmodul VergabeMeister) |
| Verantwortlicher | [Firma, Rechtsform, Anschrift, vertretungsberechtigte Person, Kontakt] |
| Datenschutzbeauftragter | [Name und Kontakt, oder "nicht benannt, weil § 38 BDSG nicht erfüllt"] |
| Zwecke | Identifikation von Unternehmen im beruflichen Netzwerk von Mitarbeitenden, die für konkrete öffentliche Vergabeverfahren als Eignungsleiher (§ 47 VgV), Nachunternehmer oder Partner einer Bietergemeinschaft (§ 43 VgV) in Frage kommen |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Interessenabwägung dokumentiert (C.2) |
| Kategorien betroffener Personen | Berufliche Kontakte (LinkedIn-Verbindungen) der importierenden Mitarbeitenden; mittelbar die importierenden Mitarbeitenden selbst (wer kennt wen) |
| Kategorien personenbezogener Daten | Vorname, Nachname, Unternehmen, Position, Link zum öffentlichen Profil, Monat und Jahr der Vernetzung; technisch: importierender Nutzer, Importzeitpunkt. Keine E-Mail-Adressen, keine Telefonnummern, keine besonderen Kategorien (Art. 9 DSGVO); keine gezielte Auswertung von Merkmalen, die auf besondere Kategorien schließen lassen |
| Herkunft der Daten | Eigene LinkedIn-Verbindungsliste des Mitarbeitenden (Export über die Plattformfunktion), nicht beim Betroffenen erhoben (Art. 14 DSGVO) |
| Kategorien von Empfängern | Auftragsverarbeiter KI Katapult, Inhaber Tim Neunzig, Alpenstraße 13, 14542 Werder (Havel) (AVV Version 1.0 vom 20.10.2026); dessen Unterauftragsverarbeiter Hetzner Online GmbH (Hosting, Deutschland) und hosting.de GmbH (E-Mail-Versand von Systemnachrichten, Deutschland); Auftragsverarbeiter [KI-Anbieter, Produkt, Tarif] für die Ausführung von Suchanfragen (AVV vom [Datum]); intern: der importierende Mitarbeitende, |
| Übermittlung in Drittländer | Durch KI Katapult: keine. Durch [KI-Anbieter]: [keine / USA auf Grundlage DPF-Zertifizierung vom [Datum] und SCC vom [Datum], Transfer-Folgenabschätzung vom [Datum]] |
| Löschfristen | Löschung durch den Mitarbeitenden jederzeit; Ersetzung bei Re-Import; automatisch 18 Monate nach letztem Import; sofort bei Ausscheiden des Mitarbeitenden; Sperrliste gelöschter und widersprechender Kontakte (gesalzener Hash) bis zur Löschung der Organisation; Sicherungskopien des Auftragsverarbeiters spätestens sieben Monate nach Löschung |
| Technische und organisatorische Maßnahmen | Beim Auftragsverarbeiter: Anlage 2 der AVV (EU-Hosting, Verschlüsselung in Transit und der Sicherungen, Mandantentrennung, Zugriff nur durch den importierenden Nutzer, minimierte Schnittstellenausgaben, keine Kontaktdaten in Protokollen, Löschkonzept). Intern: [Zugriffsregelung, Schulung der Mitarbeitenden, Ansprechpartner für Betroffenenanfragen] |
| Informationspflicht | Art. 14 DSGVO: Berufung auf Art. 14 Abs. 5 lit. b (unverhältnismäßiger Aufwand) mit Kompensationsmaßnahmen, dokumentiert in C.3; Information bei Erstkontakt nach Art. 14 Abs. 3 lit. b |
| Datenschutz-Folgenabschätzung | Phase 1: nicht erforderlich, Schwellwertprüfung in C.4; Wiedervorlage bei Nutzung von Personenrecherche oder Partnerbewertung |
| Erstellt / geprüft | [Datum, Name, Funktion] |
C.2 Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Verarbeitung: Import der eigenen LinkedIn-Verbindungsliste von Mitarbeitenden in VergabeMeister und Durchsuchung nach Unternehmen und Positionen, um Eignungsleiher, Nachunternehmer und Bietergemeinschaftspartner für konkrete Vergabeverfahren zu finden.
Betroffene: Berufliche Kontakte der Mitarbeitenden auf LinkedIn, bei uns [Anzahl Mitarbeitende, die importieren] Mitarbeitende mit zusammen etwa [Anzahl] Kontakten.
Datenkategorien: Vorname, Nachname, Unternehmen, Position, Profil-Link, Monat der Vernetzung. Keine E-Mail-Adressen, keine Telefonnummern, keine privaten Angaben.
1. Berechtigtes Interesse Wir nehmen an öffentlichen Vergabeverfahren teil. Dafür müssen wir regelmäßig Eignungsanforderungen erfüllen, die wir allein nicht abdecken, und Partner finden, die Referenzen, Zertifikate oder Kapazitäten beisteuern. Das Vergaberecht sieht diese Zusammenarbeit ausdrücklich vor (§ 47 VgV Eignungsleihe, § 43 VgV Bietergemeinschaften, § 36 VgV Unteraufträge). Unser Interesse ist wirtschaftlich (Auftragsgewinn, Teilnahmefähigkeit) und rechtmäßig. Rein wirtschaftliche Interessen sind berechtigte Interessen (EuGH, C-621/22 vom 04.10.2024; Erwägungsgrund 47 DSGVO). Es handelt sich nicht um Werbung gegenüber den Kontaktpersonen, sondern um die Identifikation möglicher Kooperationspartner auf Unternehmensebene.
2. Erforderlichkeit Das Netzwerk eines Mitarbeitenden mit [Anzahl] Kontakten lässt sich ohne strukturierte Suche nicht mit den Anforderungen einer Ausschreibung abgleichen; eine manuelle Durchsicht in LinkedIn ist nicht gleich wirksam und zeitlich nicht leistbar. Die Daten sind auf die Felder begrenzt, die der Suche dienen (Unternehmen, Position) oder der Identifikation und Kontaktaufnahme über die Plattform selbst (Name, Profil-Link). Die E-Mail-Adresse wird nicht übernommen, weil sie für die Suche nicht erforderlich ist. Das Verbindungsdatum wird auf den Monat reduziert. Mildere Mittel mit gleicher Wirksamkeit sind nicht ersichtlich.
3. Interessen, Grundrechte und vernünftige Erwartungen der Betroffenen Die Daten sind berufliche Visitenkartendaten, die die Betroffenen ihren LinkedIn-Kontakten selbst zugänglich gemacht haben. Die Betroffenen haben die Vernetzung mit unserem Mitarbeitenden angenommen und müssen im beruflichen Netzwerk mit beruflichen Anfragen rechnen; LinkedIn weist seine Mitglieder darauf hin, dass Kontakte ihre Verbindungsliste exportieren können. Die Verarbeitung bleibt im beruflichen Zusammenhang. Gegen die Betroffenen spricht: Sie wissen nicht im Einzelfall, dass ihre Daten in einem Vergabewerkzeug liegen; der Zugriff erfolgt auch durch einen KI-Assistenten; die Zahl der Betroffenen ist hoch. Für die Betroffenen folgenlos: Es erfolgt keine Kontaktaufnahme durch das System, keine Weitergabe an Dritte außerhalb der Auftragsverarbeiter, keine Bewertung mit rechtlicher Wirkung, keine Zusammenführung mit privaten Informationen, keine Verwendung für E-Mail-Werbung. Eingriffsintensität: gering.
4. Schutzmaßnahmen Hosting in Deutschland; Verschlüsselung der Übertragung und der Sicherungen; Zugriff nur durch den importierenden Mitarbeitenden; Vorschau mit Abwahl privater Kontakte vor dem Import; Löschung bei Ausscheiden des Mitarbeitenden; automatischer Verfall nach 18 Monaten; Ersetzung statt Anhäufung bei Re-Import; Sperrliste für gelöschte und widersprechende Kontakte; minimierte Ausgaben an den KI-Assistenten; keine Kontaktdaten in Protokollen; öffentliche Information nach Art. 14 (eigene Datenschutzerklärung, Informationsseite des Auftragsverarbeiters); Hinweis bei Erstkontakt; Auskunfts- und Löschwerkzeuge; Widersprüche werden ohne Einzelfallabwägung umgesetzt.
5. Ergebnis Die Interessen und Grundrechte der Betroffenen überwiegen unser berechtigtes Interesse nicht. Die Verarbeitung wird auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt. Wiedervorlage bei Erweiterung um Personenrecherche, Partnerbewertung, weitere Datenquellen oder das Teilen mit Kollegen.
[Datum, Name, Funktion, Unterschrift]
C.3 Abwägung zu Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO (Information der Kontaktpersonen)
Ausgangslage: Die Daten werden nicht bei den Betroffenen erhoben. Art. 14 Abs. 1 und 2 DSGVO verpflichtet uns grundsätzlich, jede Kontaktperson innerhalb eines Monats zu informieren. Eine Ausnahme nach Art. 14 Abs. 5 lit. a (Betroffener verfügt bereits über die Informationen) liegt nicht vor.
Aufwand einer individuellen Information: Die Betroffenen sind nur über ihr LinkedIn-Profil erreichbar; E-Mail-Adressen liegen uns nicht vor. Eine individuelle Information von [Anzahl] Kontaktpersonen wäre nur durch [Anzahl] einzelne LinkedIn-Nachrichten möglich. Das wäre selbst ein erheblicher Eingriff: eine Massennachricht an das gesamte berufliche Netzwerk unserer Mitarbeitenden, die von den Empfängern als unerwünschte Massenansprache empfunden würde, dem Zweck der Vernetzung zuwiderliefe und gegen Nutzungsgrenzen der Plattform (Beschränkungen für Massennachrichten) verstoßen könnte. Der Aufwand (Arbeitszeit, Plattformrisiko, Belästigung der Empfänger) steht außer Verhältnis zur Bedeutung der Verarbeitung für die Betroffenen.
Auswirkung auf die Betroffenen: Die Verarbeitung betrifft berufliche Visitenkartendaten, ist für die Betroffenen folgenlos, solange keine Ansprache erfolgt, und erfolgt im Zusammenhang, in dem die Daten geteilt wurden. Erfolgt eine Ansprache, informieren wir die Kontaktperson spätestens dabei (Art. 14 Abs. 3 lit. b DSGVO) mit einem Hinweis auf Herkunft der Daten und einem Link zur Informationsseite.
Geeignete Maßnahmen nach Art. 14 Abs. 5 lit. b Satz 2 DSGVO:
- Öffentliche Bereitstellung aller Pflichtinformationen in unserer Datenschutzerklärung unter [URL, Abschnitt] (Textbaustein in Teil A).
- Öffentliche Informationsseite des Auftragsverarbeiters unter https://app.vergabemeister.de/kontaktpersonen mit allen Angaben nach Art. 14 Abs. 1 und 2 DSGVO und einem Widerspruchsweg, der auch ohne Kenntnis unseres Unternehmens funktioniert.
- Information bei Erstkontakt mit Herkunftshinweis und Link.
- Widerspruchsweg an [E-Mail-Adresse]; Umsetzung von Widersprüchen durch Löschung und Sperrlisteneintrag ohne Einzelfallabwägung; Weiterleitung von Widersprüchen, die beim Auftragsverarbeiter eingehen, binnen zwei Werktagen.
- Auskunftsfähigkeit: Namenssuche über alle Importe unseres Unternehmens und Export des Einzeldatensatzes einschließlich Quelle (Art. 15 Abs. 1 lit. g DSGVO) im Administrationsbereich.
Ergebnis: Die individuelle Information ist mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden (Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO). Die Pflichtinformationen werden stattdessen öffentlich bereitgestellt; die genannten Maßnahmen schützen die Rechte und Interessen der Betroffenen. Diese Abwägung wird überprüft, wenn sich der Datenumfang, die Zahl der Betroffenen oder die Aufsichtspraxis ändert.
[Datum, Name, Funktion, Unterschrift]
Hinweis von KI Katapult: Die Berufung auf Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO wird von Aufsichtsbehörden eng ausgelegt. Sie ist nach unserer Einschätzung vertretbar, aber nicht gesichert. Sie trägt nur, wenn Sie die unter "Geeignete Maßnahmen" genannten Punkte tatsächlich umsetzen, insbesondere den Textbaustein in Ihrer Datenschutzerklärung veröffentlichen. Lassen Sie diese Abwägung von Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einem Rechtsanwalt prüfen, wenn Sie große Netzwerke importieren oder in einem Bereich mit erhöhter Aufsichtsaufmerksamkeit tätig sind.
C.4 Schwellwertprüfung zur Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO), Phase 1
| Prüfpunkt | Ergebnis |
|---|---|
| Art. 35 Abs. 3 lit. a (systematische, umfassende Bewertung persönlicher Aspekte als Grundlage rechtserheblicher Entscheidungen) | nein: Volltextsuche nach Unternehmen und Position, keine Bewertung, keine Rechtswirkung gegenüber den Kontaktpersonen |
| Art. 35 Abs. 3 lit. b (umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien) | nein: keine besonderen Kategorien, keine Auswertung von Merkmalen, die darauf schließen lassen |
| Art. 35 Abs. 3 lit. c (systematische Überwachung öffentlicher Bereiche) | nein |
| Muss-Liste der deutschen Aufsichtsbehörden (DSK, Version 1.1 vom 17.10.2018) | kein Treffer; Nr. 5 und Nr. 10 (Zusammenführung aus verschiedenen Quellen) scheitern an den kumulativen Voraussetzungen (keine rechtserheblichen Entscheidungen, Zweck vorab bestimmt); Nr. 11 (KI zur Bewertung persönlicher Aspekte) nicht erfüllt, solange nur gesucht und nicht bewertet wird |
| Kriterien der Art.-29-Gruppe (WP 248 rev.01) | erfüllt: Abgleichen oder Zusammenführen (Kontaktdaten gegen Anforderungsmatrix); teilweise: innovative Nutzung neuer Technologien (Zugriff durch KI-Assistenten). Nicht erfüllt: Bewertung oder Einstufung, großer Umfang auf Ebene unseres Unternehmens, systematische Überwachung, schutzbedürftige Betroffene, vertrauliche Daten, automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung, Hinderung an Rechtsausübung. Faustregel: ab zwei Kriterien in der Regel DSFA; hier ein Kriterium und ein halbes |
| Ergebnis | Keine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich für Phase 1. Dokumentation dieser Prüfung im Verzeichnis. Wiedervorlage vor Nutzung der Personenrecherche oder der Partnerbewertung durch KI (dann DSK Nr. 11 erfüllt, DSFA erforderlich, Muster-DSFA von KI Katapult), vor Nutzung weiterer Datenquellen und vor dem Teilen mit Kollegen in Vollsicht |
[Datum, Name, Funktion]